Las claves del artículo
- TCPO revela el coste real de tramitación que se esconde tras las tarifas anunciadas de forma engañosa.
- Las devoluciones, los recargos y la gestión interna van mermando silenciosamente los márgenes del comercio electrónico.
- Las ofertas económicas de servicios 3PL pueden ocultar costes más elevados de almacenamiento, envío o gestión de incidencias.
- Recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, embalaje, envío, devoluciones, servicios de valor añadido (VAS), sistema de gestión de almacenes (WMS) y mano de obra conforman el TCPO.
El coste de la logística suele interpretarse erróneamente como una simple factura más; sin embargo, para las marcas de comercio electrónico, es la principal variable que determina el margen de ganancia. Basarse únicamente en la tarifa básica de recogida y embalaje para comparar diferentes modelos de logística es un error estratégico habitual que oculta el verdadero coste de la actividad empresarial.
En realidad, la rentabilidad depende del cálculo del coste total de gestión por pedido, una cifra global que abarca desde la gestión de la entrada de mercancías y el almacenamiento hasta la tramitación de devoluciones y el tiempo dedicado a la gestión interna.
Esta guía ofrece un marco para calcular estos costes reales, lo que le permite comparar de forma objetiva los presupuestos de los proveedores de logística externos (3PL) y elegir un modelo que permita una escalabilidad predecible.
¿Qué se considera coste de gestión de pedidos?
A la hora de calcular el coste real de la gestión de pedidos, los vendedores no se limitan a la factura del proveedor de servicios logísticos externos (3PL). Clasifican los gastos en tres categorías principales:
- Comisiones operativas básicas
- Logística variable
- Gastos fijos
Categorías principales de costes de logística
El coste por pedido exacto, es la suma de todos los gastos a lo largo del ciclo de gestión de esos pedidos:
- Recepción y gestión de entradas: La mano de obra necesaria para la descarga, la comprobación, el escaneo y el almacenamiento del stock entrante.
- Almacenamiento y gestión de almacenes: El alquiler mensual, que suele cobrarse por palé, contenedor o metro ( o pie) cúbico.
- Recogida y embalaje: El coste de mano de obra correspondiente a la recogida de artículos y la preparación de pedidos para su envío.
- Materiales de embalaje: El coste material de las cajas, la cinta adhesiva, el material de relleno y los folletos publicitarios.
- Envíos al exterior: Uno de los mayores costes variables, determinado en gran medida por las tarifas de los transportistas y los precios basados en el peso volumétrico.
- Devoluciones y logística inversa: el coste de recibir, clasificar y reponer los artículos devueltos.
- Proyectos especiales: Servicios de valor añadido (SVA), como la preparación de kits, el etiquetado o la preparación específica para mercados.
Costes de logística fijos frente a variables
Las cuentas no siempre son iguales: algunos gastos de gestión de pedidos aumentan con las ventas, mientras que otros se mantienen independientemente del número de pedidos que se reciban. Es necesario distinguir entre los costes que varían en función del volumen de pedidos (costes variables de gestión de pedidos) y los que se mantienen constantes (costes fijos de gestión de pedidos).
Los costes como las tarifas de preparación de pedidos y los gastos de envío varían en función del volumen de pedidos. A diferencia de estos, los costes fijos se mantienen iguales independientemente del número de artículos que se vendan. Suelen incluir las tarifas del software de gestión de almacenes (WMS), las cuotas mínimas mensuales de servicio y el seguro del almacén.
No tener en cuenta los costes fijos puede reducir tus márgenes, sobre todo en los meses de menor actividad.
Los costes ocultos de las excepciones
Muchos costes de logística pasan fácilmente desapercibidos porque no aparecen como partidas principales. Entre ellos se incluyen las cuotas mínimas mensuales, los recargos por temporada alta y las penalizaciones por almacenamiento prolongado de las existencias de baja rotación.
Debes tener en cuenta el tiempo dedicado a la gestión interna. Si tu equipo dedica tiempo a resolver errores de envío o a gestionar la comunicación con los proveedores de logística externos, ese trabajo supone un gasto de logística que repercute directamente en tus resultados.
“Desde que comenzó la pandemia, UPS y FedEx han mantenido los recargos por demanda durante gran parte del año.”
Cómo calcular el coste de gestión de pedidos por pedido
Si te basas únicamente en los costes estimados, es fácil que calcules mal cuánto vas a gastar realmente para que el producto llegue a manos del cliente. El coste total por pedido (TCPO) es el único indicador preciso si quieres evitar la pérdida de margen.
Fórmula del coste total por pedido (TCPO)
El TCPO es la suma de cada dólar gastado en la gestión de pedidos dividida entre el número total de pedidos enviados con éxito:
(Total de costes de facturación de 3PL + Total de gastos generales de gestión interna) / Total de pedidos enviados = TCPO
La cifra del TCPO debe incluir:
- Costes de almacenamiento (almacenamiento mensual)
- Tarifas del SGA o suscripciones al software de integración
- Costes de mano de obra directa, incluidos los gastos de preparación de pedidos, los costes de recepción y los servicios especiales, como la preparación de kits y el etiquetado
- El coste del embalaje, los folletos y el material de relleno
- Gastos de envío de ida, recargos por combustible y gastos de envío de vuelta
- Horas dedicadas a la gestión interna y al servicio de atención al cliente en el ámbito de la logística
- Gastos por gestión de excepciones (correcciones de dirección y reenvíos)
Ejemplo de cálculo
Imaginemos que diriges una marca de tamaño medio que envía 2.000 pedidos al mes con un valor medio por pedido (AOV) de 75 $. El desglose de tus costes totales quedaría así:
| Categoría de costes | Gastos mensuales | Descripción |
|---|---|---|
| Recogida y embalaje | 5.500$ | 2.000 pedidos (una media de 1,5 unidades por pedido) |
| Almacenamiento | 1.200$ | 40 ubicaciones de palés/contenedores |
| Embalaje | 1.600$ | Cajas personalizadas, cinta adhesiva e insertos con la marca |
| Envío | 14.000$ | Gastos de envío y recargos |
| Devoluciones | 1.500$ | Tasa de devolución del 8% + gastos de tramitación |
| Dirección | 1.000$ | Tiempo dedicado por el personal interno (supervisión logística) |
| Tarifas fijas | 500$ | Tarifa de la plataforma WMS y gestión de cuentas |
| Coste total | 25.300$ | Gasto mensual total en logística |
Perspectiva de márgenes: Logística como porcentaje del valor medio de los pedidos (AOV) en el tercer trimestre
Calcular el importe en dólares es solo el primer paso; el segundo es comprender cómo afecta esto a tu margen de contribución. En el ejemplo anterior, un TCPO de 12,65$ representa el 16,8% del AOV de 75,00$.
Si el coste de los productos vendidos (COGS) de tu producto es del 40% y el coste de adquisición de clientes (CAC) de tu estrategia de marketing es del 25%, unos costes de logística del 16,8% dejan un margen de contribución de solo el 18,2%. Si los costes de logística se disparan debido a un peso volumétrico mal gestionado o a altas tasas de devoluciones, el margen se reduce rápidamente, dejándote con poco o ningún flujo de caja para reinvertir en el crecimiento.
¿Cuánto suele costar la gestión logística?
Para responder a la pregunta sobre cuál es el coste típico de la gestión de pedidos, primero hay que definir el alcance del presupuesto. Los rangos de referencia son útiles para comprobar la viabilidad de una propuesta de un proveedor de logística externo (3PL), pero pueden llevar a confusión si no se sabe exactamente qué servicios se incluyen en la tarifa indicada.
Un proveedor que cobra una tarifa de 2,50 dólares por la recogida y el embalaje puede resultar, en realidad, más caro que otro que cobre 4,50 dólares si el primero incluye los materiales de embalaje, las tasas de recepción y la gestión de la cuenta.
Utiliza estos puntos de referencia como punto de partida:
- Configuración e incorporación: 300$ – 1000$ o más (The Fulfillment Advisor)
- Recepción: 5$ – 15$ por palé (The Fulfillment Advisor)
- Almacenamiento: 15$ – 40$ por palé (Red Stag Fulfillment)
- Recogida y embalaje: 2,00$ – 3,00$ por el primer artículo; 0,30$ – 0,75$ por cada unidad adicional (The Fulfillment Advisor)
- Tramitación de devoluciones: 3,00$ – 10,00$ (The Fulfillment Advisor)
Estos rangos ayudan a identificar valores atípicos en los precios, pero no son universales. El coste real dependerá del mercado, la fragilidad del producto y la densidad de referencias.
Las marcas con un gran volumen de pedidos y operaciones más sencillas suelen beneficiarse de tarifas más bajas, mientras que las marcas que requieren una mayor atención personalizada y dependen de la preparación de kits, personalizaciones o una gestión especializada, lógicamente, tendrán que hacer frente a costes más elevados.
Las comparativas pueden ayudarte a evaluar si un presupuesto es competitivo, pero ten en cuenta que una tarifa por línea baja no implica automáticamente que el coste total por pedido sea el más bajo.
Revisamos tu logística GRATIS en 15 minutos - Solo esta semana
Enséñanos cómo gestionas el almacén y en 15 minutos te decimos dónde pierdes margen o nivel de servicio, y si un 3PL como Beeping encaja en tu caso.
Revisamos tu logística GRATIS en 15 minutos - Solo esta semana
Enséñanos cómo gestionas el almacén y en 15 minutos te decimos dónde pierdes margen o nivel de servicio, y si un 3PL como Beeping encaja en tu caso.
¿Qué factores influyen en el aumento o la reducción de los costes de logística?
Dos marcas pueden tener el mismo número de pedidos mensuales y, aun así, incurrir en costes totales de gestión de pedidos muy diferentes, ya que estos varían en función de:
Perfil de productos e inventario
Empecemos por los costes de almacenamiento y mano de obra, ya que dependen directamente de cómo tengas organizado tu inventario.
La complejidad de los SKU es uno de los factores más importantes en este caso. Gestionar 500 SKU resulta más costoso, ya que requiere mucho más trabajo que gestionar 50. Exige más ubicaciones de almacenamiento, un seguimiento más riguroso y una mayor precisión en la preparación de pedidos.
El tamaño y la fragilidad de tu producto también son importantes. Si tus artículos son de gran tamaño, pesados o delicados, los gastos de envío serán más elevados debido al mayor peso volumétrico y al embalaje de protección.
Las existencias de baja rotación pueden convertirse en una fuente oculta de pérdida de margen, ya que los gastos de almacenamiento a largo plazo reducen la rentabilidad de los productos que se venden más rápido.
Perfil de pedidos y envíos
La “densidad de preparación” de un pedido (el número de artículos que se incluyen por caja) también influye en los costes de mano de obra. Los pedidos con múltiples referencias tardan más en prepararse y requieren embalajes más grandes. Los costes pueden aumentar durante los picos de temporada alta debido a los recargos y a los suplementos por mano de obra temporal.
La distancia de envío es otro factor importante que influye en los costes, ya que la entrega de pedidos en zonas de envío lejanas aumenta los gastos de envío.
Rendimientos y complejidad operativa
No obstante, el punto de contacto más costoso en la gestión de pedidos son las devoluciones. Las elevadas tasas de devolución exigen más mano de obra para la inspección y la clasificación, además de requerir más tiempo dedicado al servicio de atención al cliente.
Los servicios de valor añadido (SVA), como la preparación de kits, los paquetes combinados, el embalaje personalizado o el reetiquetado específico para cada mercado, implican pasos adicionales de manipulación manual. Estos servicios pueden aumentar el valor medio de los pedidos y mejorar la experiencia del cliente, pero también elevan el coste total de la gestión de pedidos por cada pedido.
“Las devoluciones ya no son el punto final de una transacción.”
Costes de la gestión interna frente a la gestión externa
Al comparar las operaciones internas con un proveedor de logística externo (3PL), muchas marcas cometen el error de limitarse a comparar la factura del 3PL con el alquiler de su propio almacén y los gastos de personal.
Una operación interna conlleva una serie de gastos ocultos: suministros, mantenimiento de equipos, seguros, software de embalaje y el tiempo de gestión necesario para la supervisión y la formación. Además, hay que tener en cuenta el coste de oportunidad que supone centrarse en la logística del almacén en lugar del crecimiento.
Desde el punto de vista financiero, la principal diferencia radica en la conversión de los costes fijos en costes variables. Una estructura interna conlleva unos elevados gastos generales fijos (alquiler y personal asalariado) que deben pagarse independientemente del volumen de pedidos. La externalización convierte gran parte de estos gastos en un gasto variable por pedido, aunque añade los honorarios de gestión del proveedor de servicios logísticos (3PL).
| Categoría de costes internos | Equivalente a la externalización (3PL) |
|---|---|
| Alquiler, impuestos y servicios públicos | Cuotas mensuales de almacenamiento y de cuenta |
| Mano de obra por horas y supervisión | Gastos de preparación de pedidos |
| Arrendamientos de equipos y material de embalaje | Costes de materiales y margen de beneficio |
| Integraciones de software y API | Tarifas de plataforma e integración |
| Tiempo dedicado a la gestión y formación | Comisiones por gestión de cuentas de 3PL |
No te decantes por lo que en teoría resulte más barato, sino por la configuración que te ofrezca un coste por pedido más sostenible y proteja tu margen, teniendo en cuenta tu volumen de pedidos actual y la complejidad operativa.
Cómo comparar correctamente los presupuestos de servicios de logística 3PL
Comparar presupuestos de logística suele ser una tarea frustrante, ya que no hay dos proveedores que estructuren sus tarifas de la misma manera. Para realizar una comparación equitativa, normaliza cada propuesta utilizando el mismo conjunto de datos.
Esto implica pedir a cada proveedor que te presente un presupuesto basado en los mismos supuestos: volumen mensual de pedidos, número de referencias, media de unidades por pedido, espacio de almacenamiento y tasa de devoluciones. Sin esto, un proveedor con una tarifa nominal baja por la recogida y el embalaje podría ocultar costes más elevados en el almacenamiento o en los recargos de envío.
El poder de la factura ficticia
La forma más eficaz de conocer la cifra real es solicitar una factura mensual de prueba que incluya:
- Servicios logísticos básicos: Embalaje, almacenamiento y envío.
- Cuentas y tecnología: Cuotas mensuales mínimas, acceso a la plataforma e integración.
- Excepciones y recargos: Tramitación de devoluciones, recargos por temporada alta y tasas de etiquetado.
Esto obliga al proveedor a tener en cuenta todos los gastos operativos recurrentes.
Comparación final: impacto en el margen
Céntrate en dos indicadores: el coste total por pedido (TCPO) y el coste de gestión de pedidos como porcentaje del valor medio de los pedidos (AOV).
Es posible que un proveedor ofrezca una tarifa de preparación de pedidos competitiva, pero que aplique recargos excesivos por embalaje que anulen el ahorro. Sin embargo, si calculas el impacto total en tu margen de contribución, podrás identificar qué socio ofrece una verdadera eficiencia operativa.
Cómo reducir los costes de logística sin perjudicar la experiencia del cliente
Reducir los costes de gestión de pedidos consiste en mejorar la eficiencia operativa:
- Optimiza la eficiencia del embalaje: Ahorra en peso volumétrico y gastos de envío utilizando el embalaje más pequeño posible.
- Mejora la gestión del inventario: Elimina periódicamente las existencias de baja rotación para evitar los gastos de almacenamiento a largo plazo.
- Niveles de servicio de envío por categorías: Adapta la rapidez de entrega al margen del producto utilizando el envío terrestre estándar para la mayoría de los pedidos y reservando el envío urgente para las compras con un valor medio por pedido elevado.
- Simplificar la complejidad operativa: Optimizar la preparación de kits, la agrupación de productos y los insertos personalizados para reducir los costes de mano de obra.
Conclusión
El coste de la gestión logística debe calcularse como el coste total por pedido, no como tarifas aisladas. Para comparar tus opciones, utiliza los valores de referencia del sector para normalizar los presupuestos de los proveedores de logística externos (3PL), solicita facturas de prueba y evalúa el impacto final en los márgenes de contribución y en la experiencia del cliente. Ten cuidado con el presupuesto más barato: rara vez es el más rentable. La mejor configuración de gestión logística es aquella que ofrece costes predecibles y fiabilidad operativa, proporcionando a tu marca el margen necesario para crecer de forma sostenible.
Preguntas frecuentes
En la contabilidad estándar, la gestión de pedidos suele clasificarse como un gasto operativo (OpEx). Sin embargo, la mejor práctica para las marcas de comercio electrónico es considerar la gestión de pedidos como un coste variable dentro de un modelo de coste total de los productos vendidos (COGS) para calcular con precisión el margen de contribución.
"*" señala los campos obligatorios
