La logística para ecommerce explicada en 4 pasos

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Si gestionas un ecommerce o estás planteándote la posibilidad de emprender, te recomiendo tener muy en cuenta los procesos y operaciones que ello implica desde el punto de vista de la logística. Este aspecto es crucial a la hora de determinar si tu negocio generará ganancias o pérdidas y si serás capaz de convertir de la forma más óptima.

¿Qué es la logística de un ecommerce?

En caso de que no tengas claro en qué consiste la e-logística, debes saber que este concepto se refiere al conjunto de tareas que intervienen en el proceso desde que el consumidor obtiene un producto en una tienda online hasta que lo recibe, con la finalidad de servir de conexión entre los distintos eslabones de la supply chain o cadena de abastecimiento.

En este ámbito se incluyen labores como recibir la mercancía, almacenarla, preparar los pedidos, realizar un seguimiento de estos y coordinar las devoluciones o resolver las incidencias en caso de existir. Para que esto -y mucho más- se produzca de manera eficiente, rápida y funcional, es necesario contar con una buena planificación que tenga en cuenta la totalidad del flujo y que sea capaz de optimizarlo.

¿En qué se diferencia de la logística tradicional?

Es primordial tener claro que la logística en ecommerce presenta diferencias con respecto a la logística tradicional, como las siguientes:

🚚 Entrega de los productos

En un negocio tradicional, el cliente adquiere el producto tras verlo físicamente, mientras que en un ecommerce se efectúa la compra a distancia.

🤚 Gestión de devoluciones

En lugar de ser el cliente quien devuelve el producto físicamente en el negocio, en el caso de un ecommerce se plantean diversos escenarios posibles: la propia empresa debe desplazarse a recogerlo, lo hace una empresa de transportes, o el cliente envía el producto a través de un transportista.

📦 Almacenamiento

Una tienda tradicional necesita disponer de material en grandes cantidades. Por su parte, un vendedor online puede trabajar sin stock.

✔️ Inventario

Un ecommerce necesita actualizar la disponibilidad de su mercancía a tiempo real para evitar cometer errores como una rotura de stock, lo cual se produce cuando la empresa recibe un pedido que no puede satisfacer por no disponer de la mercancía suficiente.

🤖 Automatización

En un negocio tradicional no es imprescindible informatizar los procesos, mientras que en un comercio electrónico es indispensable, no solo para la realización de la compra, sino también para poder ofrecer trazabilidad y seguimiento y llevar un control preciso de los movimientos.

¿Cómo funciona?

A la hora de trazar una estrategia o modelo de gestión logística para una tienda online, es muy recomendable dividir las tareas -tanto organizativamente, como de manera física y a nivel de empleados encargados de desarrollarlas- en dos áreas: Picking y Packing.

El picking es el procedimiento que inicia en el momento en que se emite un pedido, y engloba todo el proceso de preparación de este. El almacén recibe el pedido confirmado por parte del cliente y los operarios seleccionan y recogen los productos que aparecen en la orden. Una vez recogidos, los pasan a la zona de packing.

El packing es el proceso de empaquetado y preparación de pedidos. Una vez realizado el picking, llega el momento de escanear los distintos productos para obtener información sobre ellos: de qué se trata, qué debe contener cada paquete, qué compañía se encargará de su envío… Hecho esto, se empaquetan los pedidos, se imprime y coloca la etiqueta correspondiente, y se deposita el paquete en la zona de recogida para introducirlo posteriormente en el camión.

Proceso de packing

Implementar esta división te permitirá contar con una mejor organización del almacén, optimizando tiempo y dinero. Asimismo, el uso de un software de gestión de almacén hace que el proceso sea aún más eficiente, por ejemplo, permitiendo el seguimiento del inventario o proporcionando un sistema de matrículas para ubicar rápidamente los diferentes productos.

¿En qué consiste paso por paso?

A grandes rasgos, podemos hablar de cuatro pasos principales dentro del proceso, estos son la recepción de la mercancía, la preparación del pedido, el envío de este y la gestión de las posibles devoluciones.

Paso 1: Recibir las mercancías

Durante esta primera fase, se deben tener en cuenta distintas tareas que resultarán primordiales para que todo funcione de manera correcta. Es muy importante llevar a cabo tareas de control como las siguientes:

  • Confirmar que la mercancía que se ha recibido coincide con la que se había solicitado en el proceso de compra
  • Revisar en qué estado se encuentra el empaquetado para asegurar que no está dañado ni es incorrecto
  • En caso de ser necesario, comprobar en profundidad los paquetes y su contenido

Una vez realizados estos controles, es el momento de proceder al registro de las mercancías entrantes -para conocer en todo momento las existencias disponibles-, así como a su etiquetado y a su colocación. Es importante contar con un mapeo del almacén de cara a optimizar la ubicación de los distintos productos, así como las rutas a seguir en los distintos procesos, ya que esto puede marcar la diferencia y convertirse en una ventaja competitiva.

Paso 2: Preparar los pedidos

Llega otro momento clave: dejar listos los paquetes reduciendo al máximo el tiempo y los gastos, y ofreciendo la máxima satisfacción posible al consumidor: el 63% de los clientes online esperan que un pedido standard llegue en un periodo máximo de tres días, según un informe de Retail Touch Points. Uno de los requisitos clave es haber registrado previamente los productos entrantes y tenerlos localizados en el almacén. Esto facilitará la tarea de recopilar los productos de cada pedido, una tarea que se puede llevar a cabo de manera manual, con sistemas automáticos o a través de un punto medio: con maquinaria especial manejada por un trabajador.

Una vez completada la recolección y registrada la mercancía saliente, se empaquetan los distintos pedidos, acompañados de la documentación que haga falta, como la factura o el albarán, y se procede al etiquetado.

Packing

Paso 3: Enviar los pedidos

Las funciones logísticas a llevar a cabo en este punto del proceso son varias:

  • Teniendo en cuenta las distintas entregas a realizar, optimizarlas -en cuanto a tiempo y costes- en función de distintos aspectos, como cuál es su destino, la prioridad de su envío, el vehículo que requieren…
  • Conocer el peso y volumen de los paquetes antes de hacer entrega de ellos
  • Definir cómo serán transportados y en qué horquilla horaria deberán ser recogidos los paquetes
  • Revisar la documentación relacionada con los distintos productos y preparar aquella que se deba entregar a la empresa de transporte
  • Organizar la mercancía de forma adecuada en distintas zonas del almacén para que estén listas para cargarlas al camión
  • Durante el periodo de tiempo en que el pedido se está preparando, y especialmente durante su envío, es muy recomendable ofrecerle al consumidor un número o código de seguimiento de su paquete para que sepa en qué punto se encuentra en cada momento: el 51% de los compradores quiere tener acceso al estado de su pedido a tiempo real, revela Retail Touch Points.

Este código suele enviársele al cliente en un e-mail tras efectuarse la compra, un correo que cuenta con un alto porcentaje de apertura dado el interés de su contenido. ¡Aprovecha esta oportunidad para mantener al consumidor en el ciclo de compra! Regálale ofertas exclusivas, vales descuento, promociones especiales…

logística para ecommerce en números

Paso 4: Gestionar las devoluciones

Las devoluciones resultan decisivas a la hora de consolidar o perder una venta: los usuarios valoran positivamente poder devolver el producto si no están conformes con su compra. Para evitar que esta situación llegue a producirse, es importante aportar toda la información posible del producto en la web del mismo de manera que el consumidor sepa lo que va a recibir antes de efectuar su compra.

Aun así, las devoluciones -pese a verse reducidas en número- seguirán produciéndose, de hecho una cuarta parte de los consumidores online devuelven entre el 5% y el 15% de los productos que adquieren, de acuerdo a un estudio de IMRG.

Para que este proceso no te resulte demasiado complejo, te recomiendo recurrir a herramientas online que te permitan registrar las devoluciones junto a su razón y su proveedor, automatizar las tareas, y optimizar el proceso. En esta línea, es muy útil conocer el concepto de logística inversa, que hace referencia al proceso de llegada de la mercancía desde el consumidor hasta el punto de origen. Este tiene muchos beneficios, como mayor satisfacción por parte del cliente, menor contaminación ambiental, o disminución de los costes de inventario.

¿Cuáles son los retos de la logística en un ecommerce?

La queja principal de los consumidores está relacionada con los retrasos en la entrega de la mercancía, tal como lo afirma Eugenio de la Rosa, vicepresidente de Distribución de Schneider Electric Zona Ibérica. De hecho, más de la mitad de los compradores no efectúan la compra si desconocen cuándo va a llegar su pedido, según un estudio de Narvar. En este sentido, un importante reto para la logística de ecommerce es revertir esta insatisfacción por parte del cliente ofreciendo unos plazos claros y más cortos, además de una flexibilización de las entregas, lo cual pasa por horarios más adaptables y por entregar el paquete fuera del domicilio.

Por otro lado, la pandemia provocada por el COVID-19 ha puesto de manifiesto la necesidad de implementar supply chains con una mayor automatización, formadas por menos eslabones y con un flujo circular. No solo porque aportan mayor sostenibilidad, sino también por sus beneficios de cara al incremento de control de pedidos, así como a la reducción de costes, riesgos e incidencias.

Envío

¿Cuáles son los errores más comunes?

Como en todos los campos, en la logística es muy sencillo cometer errores. Los hay más habituales que otros. Estos son algunos de los más frecuentes que deberías evitar para que no ocurran problemas:

  • 🤨 Contar con un inventario impreciso o incorrecto de la mercancía disponible, ya sea debido al desorden o a un mal registro de los movimientos. Esto puede conllevar problemas como fallos a la hora de localizar los productos o falta de disponibilidad de los mismos en el momento de preparar un pedido.
  • 🕸 Almacenar mercancía inútil de manera que reduce el espacio disponible del almacén sin aportar ningún beneficio. Te recomendamos revisar con frecuencia el stock y deshacerte de aquello que no te sirva, además de optimizar el almacenamiento, utilizando herramientas como estanterías o pasarelas.
  • 🙆‍♀️ Enviar los pedidos a un destino equivocado o hacerlo con un tiempo de envío demasiado largo. Para solucionarlo es recomendable automatizar al máximo los procesos y contar con una empresa de transporte de confianza.
  • ⛔ Cometer errores en el picking: enviar un producto incorrecto, una talla equivocada, o un color que no se corresponde con el que ha solicitado el consumidor. La solución a esto pasa por la automatización de los procesos.
  • ⚙ Ignorar la necesidad de invertir en sistemas. Estos facilitan la organización de las existencias o el control de los gastos y pedidos que se realicen. Además, permiten gestionar de la mejor manera posible la comunicación con los consumidores y los proveedores.
  • 📍 Errores de trazabilidad: no saber en qué punto se encuentra un pedido desde el momento en que lo efectúa un cliente. De nuevo, la manera de evitarlo es contar con programas y aplicaciones que permitan informatizarlo.

¿Qué puntos clave se deben tener en cuenta para que todo funcione bien?

A grandes rasgos, la automatización es un paso imprescindible en el camino por conseguir un almacén eficiente y sin errores. La falta de aquella puede implicar pérdidas importantes, especialmente en las PYMES, que suelen pecar de confiar demasiado en los procedimientos manuales.

Para automatizar tu ecommerce, te recomiendo implementar en tu flujo de trabajo distintas herramientas y aplicaciones tecnológicas que lo simplifiquen. Un buen primer paso es contar con un ERP o Enterprise Resourcing Planning, un programa que permite gestionar en conjunto los distintos departamentos de una empresa: contabilidad, atención al cliente, gestión de pedidos…

Asimismo, es muy útil tener un SGA o Sistema de Gestión de Almacén, que, como indica su nombre, da apoyo a la organización del almacén y es realmente práctico para optimizar el espacio, controlar el stock, mejorar los procesos y ahorrar en costes y en tiempo.

¿Qué puede hacer Beeping Fulfilment para ayudarte?

En Beeping Fulfilment te damos la oportunidad de delegar las tareas logísticas para así poder centrarte en tu misión principal, que es vender. Al externalizar las tareas de logística, dejas atrás desventajas como la necesidad de contratar mano de obra, la dificultad de controlar los pedidos y el stock, la ausencia de espacio o la falta de tecnología. De la misma manera, obtienes beneficios como la posibilidad de vender en diferentes países, un espacio ilimitado disponible para tu mercancía o tecnología innovadora para escalar tu negocio.

Así, cuando contratas un fulfilment reduces costes y aumentas de este modo la rentabilidad de tu ecommerce. ¡Pero no solo eso! Además, te aseguras proporcionar un servicio de calidad al delegar las tareas en un equipo con experiencia formado por profesionales.

Si estás interesado en confiarnos la logística de tu comercio, rellena el siguiente formulario y nos pondremos en contacto contigo.

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