El almacén para tienda online: todo lo que necesitas saber

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Guía completa: Almacén para tienda online

Si estás dando tus primeros pasos en el mundo de los negocios online o, incluso, si ya cuentas con un camino recorrido, es inevitable pensar acerca de cuál es el momento perfecto para contratar un almacén ecommerce para tu tienda online.

En este artículo analizaremos los diferentes escenarios y propuestas con el objetivo de aportar valor en uno de los pasos más importantes para poder escalar tu empresa de comercio electrónico.

Pero antes de comenzar, analicemos un poco…

¿Cuándo es el momento para contratar un almacén externo?

Si bien cada contexto es diferente, lo más normal es comenzar gestionando el stock en un almacén propio.

Y cuando digo propio, me refiero, incluso, a nuestra propia casa.

Es más, Jeff Bezos, el creador de Amazon, comenzó en un pequeño lugar de Seattle, en Estados Unidos.

Es decir, la mayoría de los emprendedores digitales han comenzado desde el mismo lugar.

A medida que el negocio va creciendo y tomando forma, las tareas comienzan a multiplicarse y el manejo del stock pasa a ser un verdadero problema.

Te dejaré una serie de alarmas que debes tener en cuenta y, en caso de que cumplas alguna de ellas, será momento de empezar a plantear la posibilidad de contar con un almacén externo para tu tienda online.

Falta de espacio

¿Cuándo es el momento para contratar un almacén externo?

El primer contratiempo al que te enfrentarás será la falta de espacio para almacenar el inventario.

Supongamos que llega el momento del Q4 (Octubre-Noviembre-Diciembre) y necesitas tener el suficiente stock para poder satisfacer la demanda que representa la época de mayor venta de todo el año.

Sería un verdadero limitante y, además, una muy mala jugada, dejar de vender productos por no contar con el espacio suficiente para poder tenerlo listo cuando realmente lo necesites.

Falta de tiempo productivo

Llevar adelante la gestión del almacén requiere una serie de pasos que consumen mucho tiempo y, en general, no aportan ningún valor al crecimiento de las ventas del negocio.

El primer punto es la recepción y organización de la mercancía. Una cosa es recibir en tu pequeño almacén autogestionado 100 productos semanales y otra muy diferente es recibir 100 productos diarios.

El proceso de chequeo de calidad, empaquetamiento y clasificación en el inventario es monótono e inevitable.

Todo el tiempo invertido en una tarea como esta, te quitará, además, frescura para desarrollar otras mucho más importantes y que le generen dinero a tu negocio.

Tiempos de entrega más largos

Cada día, el mundo de los negocios online sube la vara de exigencia. Los clientes ya no esperarán 10 o 15 días por su paquete, sino que querrán tenerlo en un máximo de 48 o 72 horas.

Por esa razón, otro de los puntos a tener en cuenta es la logística, ya que necesitarás una empresa que recoja los paquetes de tu almacén para entregarlo a cada uno de los clientes.

Tener un almacén propio implica que debas ser tú quien desarrolle y organice toda la tarea de preparación y etiquetado de los paquetes para luego entregarlos a la empresa que distribuirá la mercancía.

Nuevamente, estarás utilizando un valioso tiempo para una tarea que es absolutamente delegable.

¿Cómo funciona un almacén para tienda online?

Un almacén para tienda online es el lugar físico en el que una empresa o emprendedor que trabaja en ecommerce almacena todos sus productos para que sean entregados al cliente final.

Si bien hace un tiempo escribí un artículo muy interesante acerca de cómo funciona la logística para ecommerce, te dejaré aquí alguno de sus puntos más interesantes al momento de abordar el tema del funcionamiento de un almacén.

Recepción de la mercancía

Una vez tengamos asignado el espacio en nuestra casa o hayamos concretado el alquiler o servicio de un almacén, llega el momento de la recepción de la mercancía.

Para este punto, es muy importante verificar el estado de los productos.

Eso incluye:

  • Que el producto sea efectivamente el que hemos comprado
  • Que la cantidad recibida coincida con la cantidad que hemos adquirido
  • Que la calidad del producto responda a nuestra necesidad como vendedores
  • Que el empaquetado y presentación del artículo sea el correcto.

Además, al mismo tiempo que se verifica el buen estado de cada paquete, lo mejor es ingresar cada uno al stock para crear el inventario interno a través de la utilización de etiquetas.

Clasificación y organización de la mercancía

Una vez recibida y verificada la mercancía, llega el momento de la clasificación y la organización.

Para el éxito en este aspecto, es fundamental contar con un mapeo interno del almacén para ubicar rápidamente cada uno de los productos y no perder tiempo ni estancar los procesos.

Además, es muy importante contar con un software que no solo funcione a nivel interno, sino también que se adapte y se integre perfectamente a nuestra tienda digital con el objetivo de que al momento del picking, todos los engranajes funcionen correctamente y permita la agilización del proceso de envío.

Control del stock

¿Llega una fecha importante como día de la madre, día del padre, black friday o navidad?¿Llevas un control del stock para no quedar vacío durante esos momentos?

Una de las funciones más importantes del almacén es controlar la cantidad de stock de un producto.

Para eso es clave que la persona a cargo del almacén pueda prever qué cantidad de cada uno de los productos será necesaria durante esos periodos fuertes de ventas, con el objetivo principal de poder maximizar los beneficios durante los picos de ventas que pueden producirse año tras año.

Preparación de los pedidos

Otro de los procesos que realiza un almacén es el de la preparación de los pedidos.

Como hemos dicho anteriormente, para tener la mayor celeridad y el máximo éxito en este aspecto es necesario que todas las patas de la mesa se encuentren en excelente estado y que el funcionamiento interno y los procesos funcionen sobre ruedas.

El proceso de packing consiste en empaquetar el producto vendido, etiquetar el paquete con su respectiva etiqueta de envío y dejarlo listo para su carga o su recolección por parte de la empresa de distribución de mercancías.

En este paso, es muy importante que los materiales utilizados para empaquetar el producto sean de excelente calidad y acordes al tiempo y tipo de manipulación que recibirá ese paquete hasta llegar al cliente final.

Seguimiento de los paquetes

Si bien este proceso ya no se produce dentro del almacén, está claro que el objetivo principal es que el cliente final reciba el producto que ha comprado en condiciones óptimas.

Por eso es necesario realizar un seguimiento de cada uno de los paquetes para evitar devoluciones, pérdidas o robos durante el camino.

Además, brindar al cliente un número de seguimiento ayuda a crear una sensación de seguridad, especialmente en una primera compra.

Retorno de los paquetes rehusados

En algunas ocasiones, es posible que el paquete no sea entregado. Las razones pueden ser varias:

  • Dirección errónea
  • Dirección incompleta
  • Dirección falsa
  • Destinatario no encontrado
  • Rehusado por parte del comprador

Cuando ocurre uno de estos acontecimientos, el paquete es devuelto al punto de origen.

Es allí cuando el almacén entra nuevamente en acción con el objetivo de recepcionar ese artículo que no ha sido entregado para volver a colocarlo en stock.

Además, se vuelve a realizar un chequeo de calidad y un empaquetado en caso de que haya sufrido daños durante el viaje.

Logística inversa

La logística inversa es el proceso por el cual un cliente devuelve un producto que ha comprado en una tienda online.

Este proceso se inicia en el momento en el que se recibe la notificación y culmina con la recepción del producto al negocio y la compensación o devolución del dinero al cliente.

Este servicio tiene un costes adicionales que van desde el transporte encargado de devolver el producto así como también el proceso administrativo, la atención al cliente y el reacondicionamiento del producto para volver a ponerlo en venta.

Te dejo el enlace hacia el artículo de nuestro blog en el que te explico en solo 5 pasos cómo hacer logística inversa en un ecommerce.

Almacén propio vs. Almacén externo

Almacén propio Almacén externo

Ventajas

  • Tenemos la mercancía en nuestro poder
  • Control de stock exhaustivo
  • Podremos dar un toque personal al empaquetado del producto
  • Personal capacitado para la tarea
  • Espacio suficiente para grandes cantidades de mercancía
  • Mejor coste de envío
  • Envíos más rápidos
  • Utilización de software que mejora la productividad

Desventajas

  • Pérdida de tiempo en tareas administrativas y de logística
  • Procesos de envíos más lentos
  • Espacio de almacenamiento limitado.
  • No controlas el stock en el lugar
  • El coste final del producto es mayor
  • El control de calidad puede no ser tan riguroso

Ya hemos visto cuándo es el momento de pensar en un almacén externo, cómo funciona y qué cosas debes tener en cuenta para llevarlo adelante.

Ahora bien, ¿cuáles son las ventajas y desventajas de tener un almacén propio en relación a contratar uno externo?

¿Vale la pena la inversión?

Repasemos cada uno de ellos.

Almacén propio

Ventajas

  • El hecho de tener la mercancía en nuestro poder hace que no haya un lugar más seguro que nuestra casa para poder almacenarla.
  • El control del stock también es mucho más exhaustivo y fácil de llevar que en el caso de tener que contratar un servicio por fuera.
  • Como seremos nosotros quienes gestionemos nuestro stock, el control de calidad y empaquetado también correrá por nuestra cuenta para darle nuestro toque personal.

Desventajas

  • Una de las mayores desventajas de almacenar los productos en casa será la pérdida de tiempo en tareas administrativas y de logística que nos quitarán tiempo de trabajo para hacer crecer la facturación.
  • Los procesos de envío también estarán limitados ya que será muy difícil que podamos procesar los pedidos de manera diaria. De esta forma, el retraso en la entrega de los paquetes no hará más que bajar la calidad y la valoración por parte de nuestros clientes.
  • La limitación del espacio de almacenamiento será también un contratiempo al intentar escalar nuestra tienda o, incluso, para fechas clave como el día de la madre o navidad. Será muy difícil poder almacenar una cantidad de productos que nos permitan maximizar la facturación durante esos periodos.

Almacén externo

Ventajas

  • Contar con personal capacitado y especializado para desarrollar cada una de las tareas de recepción, manipulación y organización de la mercancía.
  • Espacio suficiente para poder almacenar gran cantidad de productos y poder explotar al máximo cada una de las fechas claves del año.
  • Mejores costes para el envío de paquetes tanto a nivel nacional como internacional.
  • Envío rápido de los paquetes gracias a la utilización de varias empresas de logística dependiendo del país o lugar de destino.
  • Manejo eficiente de los distintos procesos de manipulación de la mercancía a partir de la utilización de software de control de stock.
  • Mejorar la productividad y aumentar la facturación a partir de centralizar los esfuerzos solo en esas tareas.

Desventajas

  • No podrás controlar el stock in situ.
  • El coste final de tu producto será mayor a partir de la inclusión del gasto de la gestión del almacén externo.
  • El control de calidad también puede verse afectado.

Qué cosas debes tener en cuenta a la hora de contratar un almacén externo para tu tienda online

Contratar un almacén externo puede ser una gran solución a la hora de escalar nuestro ecommerce.

Sin embargo, hay algunos aspectos y puntos que debes tener en cuenta para poder sacar el máximo provecho de este excelente servicio.

Para lograr la máxima fiabilidad y comodidad, el almacén externo debe contar con un software que se adapte perfectamente a las herramientas de nuestro ecommerce (como, por ejemplo, Shopify) y que pueda funcionar de manera mancomunada con el objetivo de agilizar los procesos de envío de los paquetes.

 

Además, te permitirá llevar un control del stock y saber exactamente cuándo será el momento de solicitar más mercancía.

 

Podrás, además, controlar el estado de envío y recepción de tus pedidos así como también la tasa de retorno o pérdida.

En definitiva, hará que todo el trabajo sea mucho más eficiente.

Es muy importante que el almacén externo cuente con un servicio de logística tanto a nivel nacional como internacional para poder centralizar y agilizar los procesos de envío de los paquetes.

Debes tener en cuenta que los clientes cada vez quieren esperar menos tiempo por su paquete. Es más, según una estadística de Conveyco, el 44% de los clientes están dispuestos a esperar hasta dos días por un envío.

La mejor prueba de ello es el éxito del programa Amazon Prime, que garantiza una entrega prioritaria para aquellos productos que se envíen desde los centros logísticos de Amazon.

Cada paquete que enviamos al almacén, es dinero que está en juego. Por esa razón debemos tener claro que la empresa que hayamos elegido para almacenar los productos tiene que tener las condiciones necesarias para que no se deteriore, no se moje o no sufra ningún tipo de golpe o contratiempo.

Dentro del proceso de seguridad de nuestros paquetes, y sobre todo si decidimos contratar un almacén externo, debemos confirmar y corroborar que cuente con un seguro en caso de robo o siniestro que nos permita trabajar con tranquilidad y saber que de ocurrir alguna fatalidad, no perderemos la inversión que hemos realizado en esos productos.

Otro de los puntos importantes al momento de contratar un almacén externo es la adaptabilidad que tenga hacia el producto de tu tienda. Sobre todo, cuando se trata de productos de gran envergadura y que requieren un tratamiento diferencial.

 

Es importante que en caso de tratarse de productos diferenciales, el almacén cuente con personal especializado y listo para poder manipular todo tipo de artículos sin poner en riesgo la integridad de cada uno de ellos.

 

Para que puedas profundizar más sobre este punto, te dejo el enlace al artículo del blog en el que te detallo como elegir tu operador logístico para ecommerce.

Aunque parezca un dato menor, contar con el personal correcto para esta tarea es fundamental para agilizar los procesos internos de manipulación, preparación y envío de los paquetes.

 

Sin ir más lejos, según las métricas que deja el artículo del blog Edesk, el 62% de los inconvenientes que surgen en la entrega del artículo al cliente final se produce por errores humanos durante el proceso de manipulación y clasificación del producto y del paquete.

 

Es decir que la incidencia del factor humano respecto al éxito y a la buena reputación de nuestra tienda online es muy grande como para dejar este proceso en manos de personas con poca experiencia o poco preparadas para la tarea.

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2 comentarios en “El almacén para tienda online: todo lo que necesitas saber”

  1. yo he contratado un almacén externo y ha sido la mejor decisión porque llegaba un punto que me sobrepasaban los pedidos y no podia dedicarle tiempo a todo…

    1. Una decisión acertada, desde luego. Al final, lo más importante es tener tiempo para poder desarrollar nuestro negocio y ofrecer un buen servicio a los clientes, por lo que muchas veces no podemos gestionarlo absolutamente todo nosotros mismos.

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