Vender por Internet no es fácil. La competencia es elevada en la gran mayoría de sectores y hay varios factores decisivos que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Una de ellas es la gestión de stock.
Esta te permitirá hacer que los productos lleguen a tiempo y en buen estado a las manos de tus clientes. Es, probablemente, uno de los puntos más importantes de cualquier ecommerce. Pero, ¿cómo hacer la gestión de stock en una tienda virtual?
¿Qué es la gestión de stock en un ecommerce?
La gestión de stock es el conjunto de procesos que pasa cualquier producto que vayas a vender y que se encuentre en tu almacén a la hora de ser guardado o sacado de este para un pedido.
Organizar bien el stock es fundamental si quieres que tus productos lleguen rápidos y en buen estado a tu cliente. Porque por más publicidad que tengas, no podrás vender si no tienes inventario en tu almacén, no lo encuentras o está deteriorado a causa de un mal almacenamiento.
Este tipo de gestiones son, por sí mismas, imprescindibles en cualquier negocio. Pero cuando se trata de un negocio digital es aún más relevante. La razón es que, con la aparición de grandes plataformas como Amazon Prime, los consumidores se acostumbran a tiempos de espera muy breves.
Según un informe de Aberdeen Group, el 87 % de los clientes aceptan esperar dos días o más su pedido si el envío es gratuito. No así si es de pago. Por lo que organizar los tiempos o abaratar el proceso parece ser imprescindible para poder competir contra las grandes ligas.
Quizá sea por eso que, desde hace ya algunos años los minoristas invierten más y más en gestión de stock. Un estudio realizado por Motorola revelaba que desde el año 2015 hasta el 2018 el 66 % de los minoristas habían invertido en gestión de inventario y almacenamiento.
Diferencias con la gestión de stock tradicional
Un negocio tradicional y un ecommerce tienen diferencias sustanciales que, por supuesto, afectan a la hora de gestionar el stock, así como en otras muchas áreas de la logística. Algunas de las diferencias más notorias son las siguientes:
- Tipo de pedidos: mientras que los pedidos en negocios tradicionales suelen ser de carga completa, en el sector digital suelen ser pequeños paquetes. Es decir, las salidas y entradas de productos al almacén son desiguales en cuanto a tamaño y cantidad.
- Clientes: en el sector tradicional, los clientes suelen ser conocidos y recurrentes, mientras que en un ecommerce suele ser irregular. Es por eso que en este último caso la cantidad y variedad del stock debe ser diferente al de una tienda física, ya que desconoce a ciencia cierta qué se va a vender.
- Flujo de mercancías: en la logística tradicional, el flujo de las mercancías suele ser mucho más regular que en una tienda online. Es un dato fundamental a tener en cuenta para la gestión del stock.
- Destino: mientras que los pedidos que reciben las tiendas tradicionales suelen ser a otros locales físicos o a empresas, los ecommerce destinan la gran mayoría de sus envíos a particulares, salvo en el caso de los B2B.
- Demanda: al igual que con el flujo de mercancías, la demanda de un ecommerce es variable y difícil de predecir, mientras que en una tienda física es mucho más estable.
Modelos de gestión de inventario
Cada negocio es un mundo, y por esa razón no hay un único modelo de gestión que pueda aplicarse a todos los ecommerce del mundo. Sin embargo, conocer estos modelos puede ayudarte a dar forma a tu propia fórmula.
Por supuesto, existen tantos modelos como gestores hay en el mundo, pero hay tres que son especialmente relevantes:
En castellano, justo en el momento. Este modelo reduce el almacenamiento de mercancía, manteniendo solo aquellos productos que se necesitan en el momento.
Este método requiere de la colaboración de proveedores muy eficaces y es, probablemente, uno de los más arriesgados.
En este caso la diferencia no está en el almacenaje sino en el tipo de pedidos que se realizan desde el almacén. Este modelo consiste en hacer el menor número de pedidos posibles con la finalidad de reducir los costes de los portes.
Según este modelo debes clasificar todas tus mercancías en tres lotes, A, B y C. Cada uno de ellos tiene una importancia distinta, teniendo más la categoría A que la C.
En la categoría A ubicaremos los productos más valiosos y que más ingresos nos generen. Quizá no sean los que más se venden, pero sí los que más dinero producen. Su almacenaje debe ser seguro y accesible, y debes procurar no quedarte nunca sin stock.
En la categoría C se incluirán los productos de más rotación y que menos nos aportan. Estos deben poder almacenarse de forma que no haya que invertir grandes medios materiales ni humanos en sacarlos y meterlos en el almacén cuando se necesiten.
Finalmente, en la categoría B se incluyen los productos que no son tan valiosos como los de la A, ni rotan tantos como los clasificados como C. Estos se colocarán en zonas altas del almacén, ya que en caso de rotura no generan grandes gastos.
¿Cómo hacer la gestión de stock en un negocio online? Paso a paso
Gestionar el stock de un negocio digital puede ser un proceso muy complejo y costoso, razón por la cual cada vez más minoristas confían en almacenes logísticos como Beeping, que te permiten agilizar este proceso.
Pero, ¿cuáles son los pasos a seguir para gestionar tu inventario?
Paso 1: Organiza tu almacén
En el punto anterior vimos cómo organizar el almacén según el modelo ABC, pero también puedes hacerlo siguiendo tu propio modelo. En cualquier caso, te recomendamos tener en cuenta los siguientes puntos:
- Rotación: los productos con más rotación, es decir, que más entran y salen del almacén, deben ser aquellos que cuesta menos sacar del mismo.
- Tamaño y peso: debes poder sacar la mercancía pesada haciendo el recorrido más breve posible.
- Condiciones de almacenaje: algunos productos requieren humedad, otros no. Ten en cuenta las condiciones de tu almacén y de tus productos para evitar desperfectos costosos.
- Referencias: en el caso de que trabajes con proveedores puedes utilizar las referencias que ellos mismos aporten, pero si vendes productos artesanales o que tú mismo fábricas necesitarás un sistema de etiquetado que te permita controlar fácilmente tu stock desde un software administrativo.
Paso 2: Cantidad mínima viable - Entrada de productos
Esta fórmula matemática te permite calcular el mínimo de stock que puedes tener para que tu ecommerce pueda funcionar. Para ello debes tener en cuenta la cantidad de producto que vendes al día, la semana o el mes y el tiempo que tardas en reponer dicha mercancía.
En el caso de que tengas un negocio pequeño puedes calcular esta cantidad de forma sencilla y casi de cabeza, en especial si tus ventas diarias no superan la centena. Pero si tu ecommerce es mucho más grande, quizá te convenga dejar el stock de tu tienda online en manos de profesionales.
De esta manera podrás pedir a tus proveedores la cantidad mínima que necesitas para que tu negocio funcione. Esto te permitirá, al mismo tiempo, ordenar mejor tu almacén y no tirar dinero que quizá no vayas a recuperar.
Paso 3: First-in First-out - Ventas y salidas de productos
Este principio básico de la gestión de cualquier ecommerce te ayudará a ahorrar en mercancía nueva. Según el mismo, los materiales que primero entraron en el almacén son los primeros que deben salir.
Este principio es especialmente importante si vendes productos con fecha de caducidad, ya que facilitará que no tengas que tirar mercancía vieja en pos de adquirir nuevo inventario.
Por tanto, debes ordenar tu almacén de forma que los productos viejos sean más accesibles que los nuevos que entren. Así también podrás retirar estos en primer lugar cuando concretes una venta.
Errores a evitar
Cometer un error a la hora de gestionar tu stock puede tener muchas consecuencias negativas para tu negocio. Un producto dañado, perdido o fuera de su lugar hará que tengas que invertir tiempo y dinero en repararlo o encontrarlo. Todo un malgasto de energía que puede solucionarse evitando cometer estos errores habituales.
- No establecer ningún orden en tu almacén: es importante que definas cómo se almacenan los productos, ya sea siguiendo la regla del ABC, o cualquier otra que se ajuste a tu negocio.
- Cuidado con los productos frágiles: a la hora de definir el orden de tu stock, es fundamental que tengas en consideración la dureza y la fragilidad de tus productos, o acabarán dañándose.
- No hacer auditorías de stock: cada cierto tiempo, es fundamental que compruebes que tu inventario es correcto.
- No automatizar el proceso: a día de hoy existen softwares que te ayudarán a gestionar tu stock de forma más rápida y sencilla. Es preferible a seguir contando de forma manual.
Preguntas frecuentes
La auditoría de stock es un proceso que debe ir irremediablemente ligado a la gestión del mismo. Mediante el mismo se comprueba que el registro, el flujo y valor del inventario es correcto.
Para ello se aplican una serie de métodos y técnicas administrativas que debe definir cada empresa. También se lo conoce como control de stock o mercancía.
En la gestión de stock pueden usarse distintas fórmulas matemáticas, como por ejemplo la de la cantidad mínima viable.
Otras fórmulas aplicadas a este ámbito son las que calculan durante cuánto tiempo es rentable mantener un producto en tu almacén. Según muchos matemáticos, el máximo es 3 meses.
